Máy in đa chức năng (MFPs), cũng được biết đến với cái tên máy in All-in-one hay AIOs, nó mang đến cho người dùng rất nhiều tính năng cứ không chỉ là việc in ấn thông thường. Tất cả máy in đa năng đều có thể photo và scan, và nhiều máy đặc biệt là máy MFPs cho công việc còn tích hợp cả fax. Những mẫu máy in đa năng được ưa chuộng nhất của chúng tôi trải dài từ những máy nhỏ phù hợp cho sử dụng ở nhà hay ở nhà lẫn văn phòng giá tầm hơn 2 triệu cho đến những máy “thân hình đồ sộ” và mạnh mẽ xử tốt khối việc của công ty lớn, có khả năng làm việc với hàng chục nghìn tờ giấy mỗi tháng.

Những nhà sản xuất máy cung cấp cho bạn rất nhiều loại máy in đa năng, bao gồm cả máy in phun và máy in laser. Việc chọn được một máy với bộ chức năng đúng ý mình quả thật không hề dễ dàng. Hãy tự đặt cho mình những câu hỏi sau đây, chúng có thể giúp bạn thu hẹp phạm vi lựa chọn cho mình đấy:

Bạn dùng máy in đa năng ở nhà hay văn phòng?

Cách hữu hiệu nhất để phân loại máy in all-in-one là dựa vào mục đích sử dụng dụng: ở nhà, văn phòng hay cả hai. Nếu bạn đang kiếm một máy in đa chức năng ở nhà, bạn có thể lưu tâm đến chất lượng hình ảnh, đồng nghĩa nghĩa là bạn đang cần một máy in phun. Hơn thế nữa, nếu hình ảnh là sở thích chính của bạn và bạn muốn in được từ hầu hết các nguồn như thẻ nhớ, USB, máy ảnh, thước phim … và những bản in đồ họa gốc, thì chắc hạn cái bạn cần là một máy in đa năng photo-lab. Chỉ có một vài sự lựa chọn cá biệt trong nhóm nhỏ này: Bạn có thể chọn chúng dựa theo khả năng scan thước phim, những tính năng mà máy in đa năng thường bỏ qua.

Khi tìm một máy in đa năng chuyên cho văn phòng thì bạn cần lưu ý đến văn bản hơn hình ảnh, cũng có nghĩa là bạn đang cần máy in laser hoặc máy in laser-class (gồm cả máy in LED và máy in mực xăm, thậm chí có vài máy in phun). Có thể bạn muốn cả fax, email, và bộ cung cấp tài liệu tự động (ADF) để scan, photo, fax và email những tài liệu nhiều trang.

Nếu bạn đang cần một máy in thực hiện được cả hai vai trò ở nhà và văn phòng, thì bạn nên chọn máy in phun với chất lượng hình ảnh tốt, nhưng hãy lựa cái mà có trang bị những tính năng chuyên cho văn phòng như ADF và mô đun fax.

Những tính năng và đặc điểm nào bạn đang cần tới?

Để không phải lẩn quẩn bởi những cái chung chung của máy in đa năng ở nhà và văn phòng, tốt hơn hết là bạn hãy lập ra danh sách những tính năng và đặc điểm mà bạn đang nhắm tới.

In ấn, scan và photo là hiển nhiên, nhưng những tính năng cơ bản này cũng không hề dễ làm như bạn nghĩ. Vài máy in đa chức năng hạn chế và chỉ scan qua USB. Nếu bạn muốn kết nối qua mạng, phải đảm bảo rằng việc scan hoạt động được trên mạng. Khả năng scan kính ảnh phim khá hiếm nên nó thường được liệt ra là một tính năng tách biệt. Hãy chắc chắn rằng bạn đã kiểm tra những kích cỡ mà máy in đa năng có thể xử lý; kính ảnh phim thường giới hạn khoảng 35mm.

Vài máy in all-in-one cần có máy tính để photo. Nếu bạn muốn photo khi máy tính đang tắt, thì máy in đa năng phải hoạt động được như là một máy photo riêng biệt.

Chức năng fax hầu như luôn luôn bao gồm việc fax độc lập  nếu bạn điều khiển thông qua bàn phím nhỏ của máy MFP. Tuy nhiên, không cần thiết phải bao gồm tính năng fax PC – fax tài liệu trực tiếp từ PC mà không cần phải in chúng trước. Fax PC có thể là một dạng tính năng thiết thực của fax, là một trình điều khiển máy fax mà bạn sử dụng như trình điều khiển máy in hoặc cả hai.

Tính năng email cũng có hai dạng. Một tính năng email trực tiếp cho phép bạn scan và gửi email trực tiếp đến ISP (Nhà cung cấp dịch vụ Internet) hoặc một máy chủ email tại nhà bằng mạng của bạn. Sự lựa chọn phổ biến hơn cho máy in đa chức năng rẻ tiền là mở một tin nhắn email trên PC và đính kèm tài liệu đã scan. Bất kì máy in all-in-one nào cũng có thể được trang bị một trong hai hoặc cả hai loại email trên. Cần lưu ý rằng vài tính năng email trực tiếp không hoạt động được với tất cả các ISP, vì vậy hãy chắc chắn rằng chúng có thể sử dụng được với ISP của bạn trước khi mua.

Hầu hết các máy in đa chức năng đều bao gồm sàn phẳng thích hợp để scan hình hoặc tài liệu đơn (một tờ). Một ADF sẽ giúp bạn scan (cả photo, fax và email) dễ dàng những văn bản nhiều trang. Đối với máy in đa năng có sàn phẳng khổ letter thì một ADF sẽ có phép bạn scan những trang khổ legal nhưng không phải cái nào cũng vậy nên cũng cần kiểm tra kĩ trước khi mua.

Vài ADF cũng có thể cho phép scan hai mặt của một tờ giấy. Nếu bạn phải xử lý giấy tờ hai mặt, thì tính năng này đáng để bạn tìm kiếm thử. Hầu hết các máy in all-in-one hỗ trợ scan hai mặt –  scan một mặt sau đó lật sang mặt còn lại để scan, một số có thể scan hai mặt chỉ qua một lần chạy giấy – scan hai mặt của một tờ giấy cùng lúc, như vậy sẽ nhanh hơn nhiều. Nếu máy in đa chức năng bao gồm tính năng in hai mặt, sự kết hợp này sẽ cho phép bạn photo cả hai loại bản gốc đơn mặt và hai mặt thành những bản copy đơn mặt và hai mặt.

Bạn muốn in màu?